Bedarfe identifizieren und kommunizieren
Bereits bei der Auswahl des neuen Tools bist Du gefragt, denn Du weißt am besten, welche Prozesse in der Praxis automatisiert oder verbessert werden könnten. Es lohnt sich also sicher genau hinzuschauen, wo eine Aufgabe unnötig viel Zeit in Anspruch nimmt oder wo immer wiederkehrende Prozesse durch eine digitale Lösung ersetzt werden könnten. Im besten Fall wirst Du in die Planung bei der Digitalisierung der Praxis ohnehin miteinbezogen, ansonsten ist es sicher vorteilhaft, in einer Teamsitzung mal anzusprechen, wo Du einen Bedarf siehst.
Achtung: Dein Vorschlag hat mehr Gewicht, wenn Du ihn gut verargumentieren kannst. Schreibe Dir zum Beispiel auf, wieviel Zeit dich eine bestimmte Aufgabe kostet oder wie oft Du durch Anrufe bei der Arbeit unterbrochen wirst, die durch eine online-Anfrage ersetzt werden könnten.
Anregungen und Bedenken frühzeitig äußern
Steht die Anschaffung eines neuen digitalen Tools bei Dir in der Praxis bereits in den Startlöchern, solltest Du genau hinsehen: Wie kann das neue Tool Deine Arbeit erleichtern? Hat es alle nötigen Funktionen? Ist es kompatibel mit den aktuellen Arbeitsabläufen und bereits bestehenden Systemen? Wenn das neue Tool jeden Tag von Dir genutzt werden soll, ist es auch wichtig, dass es Dir hilft. Hast Du Bedenken oder wünscht Dir weitere Funktionen oder Schnittstellen mit anderen Systemen, kann jetzt noch mit dem Anbieter Rücksprache gehalten werden oder sogar der Anbieter gewechselt werden, wenn dieser eher die Anforderungen erfüllt.
Gut zu wissen: Manchmal hat man gar keine konkreten Bedenken, sondern kämpft eher mit Unsicherheiten oder Skepsis gegenüber Neuerungen, vor allem wenn man bereits schlechte Erfahrungen gemacht hat. Das ist auch okay. Hier kann es wichtig sein, auch das zu äußern, wenn der Rahmen dafür im Team gegeben ist.
Schulung im Umgang mit dem neuen Tool
Du solltest eine eingehende Schulung für das neue digitale Tool bekommen, damit Du es gleich nutzen und Fragen vorab klären kannst. Viele digitale Lösungen sind so konzipiert, dass sie intuitiv zu bedienen sind, dennoch gibt es einige Einstellungen und Funktionen, die erklärt werden müssen, um für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen. Nimm Dir dabei Zeit und frage lieber einmal mehr nach, denn die Einführung des Tools macht nur Sinn, wenn Du es auch nutzt.
Zeit für die Umstellung einplanen und einfordern
Wird eine neue digitale Lösung in der Praxis eingeführt, gibt es erstmal eine Übergangsphase. Die braucht Zeit und ist oft mit einem vorübergehenden Mehraufwand verbunden, bis das neue System läuft und das alte vollends abgelöst hat. Da ist Geduld gefragt. Ist es Dir also möglich, dann plane Zeit für diese Phase ein und wähle einen für dich günstigen Zeitpunkt. Halte Rücksprache mit Deinem Chef und Deinen Kollegen, denn es ist keinem geholfen, wenn die Einführung Chaos und Stress verursacht. Am Ende wird sonst das Tool wegen der entstandenen Frustration gar verworfen.
Gut zu wissen: Es ist wichtig vorab die Verantwortlichkeiten zu klären. Wer ist für die Einführung verantwortlich? An wen kann ich mich bei Fragen wenden? Wer ist der Ansprechpartner beim Anbieter, wenn es Probleme gibt? Wer ist für Sicherheitsupdates und Zugriffskontrollen verantwortlich?
Patienten informieren
Betrifft die neue digitale Lösung die Patienten direkt, zum Beispiel die Kommunikation mit ihnen, ist es wichtig sie darauf aufmerksam zu machen und kurz die Nutzung zu erklären. Das erhöht die Chance, dass Patienten das neue Tool auch nutzen, und hinterlässt einen positiven Eindruck. Gerade bei Patienten, die digitalen Tools eher skeptisch gegenüberstehen, können Ängste abgebaut werden. Das erleichtert auch Dir die Arbeit, denn je mehr Patienten das neue Tool nutzen, desto weniger müssen die alten analogen Prozesse noch parallel aufrechterhalten werden.
Evaluation des Tools
Nachdem Du schon eine Weile mit dem Tool gearbeitet hast, wird es Zeit für eine Überprüfung: Erfüllt das Tool seinen Zweck? Bringt es die gewünschte Leistung? Könnte man noch Verbesserungen daran vornehmen? Hier lohnt es sich auch mit Patienten zu sprechen und ihre Meinung dazu einzuholen, wenn sie direkt davon betroffen sind. So kann die Arbeit mit dem Tool stetig verbessert werden.
Achtung: Achte bei Deinem Feedback immer darauf, dass Du die Aussagen durch Zahlen und Beispiele aus Deinem Arbeitsalltag belegen kannst. So stärkst Du Deine Aussage und machst mögliche Herausforderungen für andere nachvollziehbar.
Praxisbeispiel: Online-Rezeption by Docmedico
Ein konkretes Beispiel für eine digitale Lösung ist die Online-Rezeption by Docmedico. Diese Lösung verbessert die Kommunikation mit Patienten erheblich, indem sie Anfragen durch automatisierte Prozesse digitalisiert und optimiert. Das schafft Dir als ZFA mehr Zeit für wesentliche Aufgaben und reduziert Unterbrechungen durch Telefonanrufe, wodurch Dein Arbeitsalltag in der Zahnarztpraxis erheblich erleichtert wird.
Docmedico legt großen Wert darauf, die Bedürfnisse der ZFAs und des Empfangspersonals zu berücksichtigen. Im ersten Schritt werden die Probleme der Rezeption analysiert, um die Online-Rezeption so zu konfigurieren, dass Du als ZFA bestmöglich entlastet wirst. Darüber hinaus bietet Docmedico umfassende Onboarding-Programme und einen Kundenservice, der dem Praxisteam täglich zur Seite steht. Zusätzlich erhält das Praxisteam Tipps, wie die Online-Rezeption bestmöglich in den Praxisalltag eingeführt werden kann.
Fazit:
Die Einführung neuer digitaler Lösungen soll Dir Deine Arbeit erleichtern und nicht das Leben schwer machen. Du solltest also unbedingt dabei mitmischen, denn Deine Meinung und Expertise ist im gesamten Prozess, von der Planung bis zur Evaluation wichtig. Sicherlich hängt viel davon ab, wie die Praxis geführt wird und wie viel die Mitarbeiter in Entscheidungen einbezogen werden. Ohne Dich ist die Umstellung von analoge auf digitale Prozesse allerdings erst gar nicht möglich und am Ende musst Du mit der Neuerung tagtäglich zurechtkommen.