Warum ein Mahnverfahren?
Ein Mahnverfahren sorgt dafür, dass Zahlungen innerhalb eines fairen Zeitrahmens erfolgen. Wenn eine Rechnung nach einer bestimmten Frist (in der Regel 30 Tage) nicht bezahlt wurde, sollten Sie handeln, um den finanziellen Betrieb der Praxis aufrechtzuerhalten. Gleichzeitig geht es darum, eine klare Kommunikation zu wahren und Missverständnisse zu vermeiden. Ein gut strukturiertes Mahnverfahren zeigt, dass die Praxis professionell und organisiert ist.
Schritte im Mahnverfahren
- Zahlungserinnerung (1. Mahnung): Diese sollte freundlich formuliert sein und an die ausstehende Zahlung erinnern, ohne sofort Druck auszuüben.
- 1. Mahnung: Wenn nach der Zahlungserinnerung keine Reaktion erfolgt, ist eine förmlichere, aber immer noch höfliche 1. Mahnung nötig. Hier können Sie bereits eine Mahngebühr erwähnen.
- 2. Mahnung: Hier werden Fristen klar gesetzt und es wird angekündigt, dass rechtliche Schritte eingeleitet werden können, falls die Zahlung ausbleibt.
- Inkassoverfahren: Falls nach den Mahnungen keine Zahlung erfolgt, kann die Forderung an ein Inkassounternehmen übergeben oder ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden.
Wichtige Punkte beim Mahnverfahren:
- Fristen klar kommunizieren: Setzen Sie feste Zahlungsfristen und erklären Sie mögliche Konsequenzen.
- Freundlich bleiben: Ein freundlicher Ton kann oft viel bewirken, um die Beziehung zu Patienten aufrechtzuerhalten.
- Mahngebühren und Zinsen: Diese dürfen nur erhoben werden, wenn sie im Behandlungsvertrag oder in den AGBs geregelt sind.
Beispiel für ein Mahnschreiben
Betreff: Zahlungserinnerung – Rechnung Nr. 12345 vom [Datum]
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname],
wir hoffen, dass Sie mit unserer zahnärztlichen Behandlung zufrieden waren. Leider konnten wir bisher keinen Zahlungseingang auf unsere Rechnung Nr. 12345 vom [Rechnungsdatum] in Höhe von [Betrag] Euro feststellen.
Wir möchten Sie freundlich darauf hinweisen, dass die Rechnung seit dem [Datum] fällig ist. Es kann natürlich vorkommen, dass eine Rechnung versehentlich übersehen wird. Sollten Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Falls Sie noch Fragen zur Rechnung oder zur Zahlung haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne unter [Telefonnummer] oder [E-Mail-Adresse] zur Verfügung. Sollte der Betrag bis zum [Frist, z.B. 14 Tage nach Briefdatum] nicht auf unserem Konto eingegangen sein, sehen wir uns leider gezwungen, weitere Schritte einzuleiten.
Wir danken Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit und hoffen auf eine baldige Erledigung.
Mit freundlichen Grüßen,
[Name der Zahnarztpraxis]
[Praxisanschrift]
[Kontaktinformationen]
Tipp für ZFAs: Wie die KI dich beim Mahnschreiben unterstützt
Wusstest du, dass ChatGPT bei der Erstellung von Mahnschreiben helfen kann? Egal, ob du eine freundliche Zahlungserinnerung verfassen möchtest oder ein bestimmtes Mahnschreiben benötigst. Du kannst:
- Vorlagen anpassen: Maßgeschneiderte Mahnschreiben erstellen, die auf den jeweiligen Patienten oder Patientin zugeschnitten sind.
- Korrekte Fristen setzen: Zahlungsfristen und rechtliche Vorgaben im Blick behalten.
- Formulierungen optimieren: Die richtige Balance zwischen freundlich und bestimmt, damit die Patienten das Schreiben positiv aufnehmen.
Fazit:
Mahnverfahren professionell und freundlich gestalten
Ein gut strukturiertes und klar formuliertes Mahnverfahren hilft der Praxis dabei, finanzielle Ausfälle zu minimieren, ohne die Beziehung zu den Patienten zu belasten. Ein freundlicher, aber bestimmter Ton, wie im Beispielbrief, kann oft zu einer schnellen Klärung führen. Mit einem konsequenten Mahnprozess zeigt die Praxis außerdem, dass sie professionell und organisiert arbeitet.