In dieser Beitragsserie möchten wir euch Tipps geben, welche Digitalisierungsmaßnahmen die größten Effekte auf die Praxis-Effizienz haben und wie man sie in den bestehenden Praxisablauf so optimal integriert, dass das Praxisteam eine wirkliche Entlastung erfährt und sich nicht gleich an mehreren Fronten gleichzeitig neu einarbeiten muss. Die folgenden Aspekte werden wir für euch jeweils in den nächsten recall-Ausgaben vorstellen und mit wichtigen „Facts & Figures“ versehen.
Daten-Archivierung
Keine Frage: Eine digitale Archivierung spart enorm Zeit. Zudem stellt sie sicher, dass alle relevanten Daten schnell zur Hand sind, wenn sie gebraucht werden. Dazu helfen moderne Suchalgorithmen bei der schnellen und problemlosen Recherche – selbst wenn ihr nur Bruchteile eines Suchbegriffs eingebt. Und: Allein mit Blick auf die Abrechnung lassen sich mit einer solchen digitalen Entlastung enorme Zeiteinsparpotenziale realisieren.
Abrechnung
Auch eine digitale Abrechnungsanalyse ist ein probates und wichtiges Hilfsmittel, um Zeit einzusparen und unerwünschte Abrechnungsverluste zu verhindern. Bereits vor der Quartalsabrechnung alle Leistungsziffern auf Plausibilität und Vollständigkeit zu überprüfen und anhand eines Protokolls nachzuarbeiten, wird den/die Praxisinhaber/in mit Sicherheit in Verzückung versetzen. Denn einer Umfrage zufolge benötigt der Behandler jeden Tag circa 30 Minuten allein für die Nachkontrolle der Leistungseingabe! Hochgerechnet sind das 10 Stunden pro Monat, die der Behandler effizienter am Behandlungsstuhl verbringen und besser in Freizeit ummünzen kann.
Praxisabläufe
Eine digitale Unterstützung bei Behandlungs- oder Prozessabläufen erleichtert nachweislich die Arbeit des Praxismanagements. Einmal festgelegte Prozessabläufe werden somit zum Standard erhoben. Durch eine übersichtliche Darstellung von offenen, sich gerade in Bearbeitung befndenden oder abgeschlossenen Aufgaben wird das Praxismanagement zudem transparent. Die Aufgabenverteilung innerhalb des Teams wird gerechter und jede/r Mitarbeiter/in weiß genau, welche Aufgaben am Tag auf ihn/sie warten. Das steigert die Zufriedenheit im Team – vorbei sind die Zeiten einer willkürlichen Aufgabenverteilung, die oftmals die gleichen Personen trifft. Ganz nebenbei kann der/die Praxisinhaber/in gewiss sein, dass alle Arbeiten just in time erledigt sind/werden.
Online-Terminvereinbarungen
Ein Online-Terminbuchungssystem auf der Website ist nicht nur für das Rezeptionsteam Gold wert, für das dadurch viele Anrufe einfach wegfallen, sondern in der Hauptsache für Patienten, die 24/7 einen Termin mit der Praxis vereinbaren können. Oft ist es genau solch ein Service, der für Neupatienten ausschlaggebend ist, mit genau dieser Praxis einen Termin zu vereinbaren. Selbstverständlich muss dieser Service mit guten Bewertungen untermauert werden. Auch eine digitale Terminerinnerung – wahlweise per SMS oder Mail – zeigt dem Patienten, wie wichtig das Patientenwohl in genau dieser Praxis ist.
Ihr seht es also: In den folgenden Ausgaben dieser Mini-Serie werden wir euch den Nutzen einer digitalisierten Praxis beschreiben. Dabei zeigen wir auf, wie diese digitalen Helferlein geradezu problemlos in einen bestehenden Praxisablauf integriert werden können
Entlastung für das Team heißt in den meisten Fällen aber auch Mitarbeiterbindung. Denn Mitarbeiter, die ihre Aufgaben kennen, sich auf Patienten fokussieren und stupide Arbeiten einfach einem Stück Software überlassen können, sind zufriedener mit ihrem Arbeitsplatz und gehen mit dem guten Gefühl nach Hause, ihre Arbeit erledigt und zufriedene Patienten hinterlassen zu haben.