Verflixt – wo ist nur das Schreiben für die Patientin? Gestern lag es noch am Fax, nun hat es jemand entweder falsch wegsortiert oder einfach nur umgeräumt? So oder ähnlich passieren täglich in deutschen Zahnarztpraxen kleine Dramen auf Kosten der Nerven von Praxisteam und Patienten. Viele Praxisinhaber*innen haben dieses Problem erkannt und durch die Einführung eines professionellen Dokumentenarchivs eliminiert. Die digitale Archivierung aller patientenrelevanten Dokumente aus verschiedenen Quellen führt zu deutlicher Zeitersparnis beim Anzeigen und besonders beim Ablegen der Dokumente.
Dokumentensuche im Durchschnitt bis zu zehn Mal schneller
Messungen ergaben, dass die Dokumentensuche so im Durchschnitt bis zu zehn Mal schneller ablaufen kann. Anstatt die Karteikarte aus der Ablage zu suchen, das gesuchte Dokument herauszulegen und in den Behandlungsraum zu bringen, reicht nun ein Klick in der Z1-Karteikarte. Legt man den Zeitvorteil in Kostenersparnis um, rechnen sich die Anschaffungskosten meist schon im ersten Jahr.
Dies belegt auch der aktuelle Trend in Arzt- und Zahnarztpraxen. Denn trotz der aktuell besonderen Herausforderungen in der Patientenversorgung haben sich auch im vergangenen Jahr erneut mehr als 1.200 Praxen in Deutschland für die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems entschieden. So profitieren mittlerweile Praxisteams in mehr als 24.000 Einrichtungen von komfortablen und effizienten Arbeitsabläufen, wenn es um die Dokumentenablage und Anzeige geht.
Die Einführung der digitalen Dokumentenablage in der Praxis
Für das Praxisteam ist die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements dabei meist mit nur wenig Aufwand verbunden. Je nach Produktausprägung und Konfiguration durch den Servicepartner werden im Praxisverwaltungssystem sogenannte Shortcuts, also Schnellstartfunktionen eingerichtet, die eine Bedienung extrem einfach und unkompliziert machen. So können per Einmalklick ganze Dokumentenstapel patientenbezogen archiviert werden. Die entsprechenden Dokumente werden dann, wie zum Beispiel in CGM Z1 PRO, übersichtlich in einem Archivkasten in der Karteikarte angeordnet oder per Leistungszeile chronologisch korrekt direkt in den Karteizeilen angereiht. Praktische Zeitstempel helfen, wenn Dokumente zeitversetzt einige Tage nach der Behandlung gescannt werden.
Der wichtigste Vorteil: Anstatt Papier aufwendig in den Pappkladden abzuheften und bei späteren Behandlungen wieder unkomfortabel herauszusuchen, werden die Dokumente künftig direkt dort, wo sie entstehen, digital abgelegt. Durch dieses “frühe Archivieren” und die Verknüpfung mit der Karteikarte im Praxisverwaltungssystem entstehen deutliche Zeitvorteile. Das Ziel ist es, die Ablage der Dokumente in die täglichen Prozesse optimal einzufügen. Moderne und kostengünstige Dokumentenscanner erleichtern dem Praxisteam die Arbeit, indem sie Vorder- und Rückseite eines Dokuments in einem Arbeitsgang digitalisieren und das auch gleich zeitsparend für ganze Papierstapel. Darüber hinaus sind solche Geräte extrem schnell und meist sehr kompakt. Neben dem Einscannen von Papier muss das Archiv auch alle im täglichen Arbeitsablauf anfallenden Dokumente aus den verschiedensten Datenquellen akzeptieren. Sei es ein in WORD geschriebener Brief, eine wichtige E-Mail oder ein Behandlungsbild. Schnittstellen wie die VDDS-media-Schnittstellen, machen eine nahtlose Dokumentation der Bildgebung möglich oder die Einbindung moderner Technologien wie die Unterstützung von Tablet-PCs oder die Anbindung an die MS Office-Produkte bieten zahlreiche Einsatzmöglichkeiten.
Damit entsteht noch mal ein deutlicher Zeitvorteil gegenüber der althergebrachten Ablage. Nichts bleibt liegen, es bilden sich keine Stapel, alles kann im Arbeitsablauf stressfrei miterledigt werden. Der vom Patienten mitgebrachte Beleg wird so gleich mitarchiviert, mit der aktuel- len Karteikarte verknüpft und den Originalbeleg kann der Patient gleich wieder mitnehmen. Ein praktisches Vorschaubild in der Karteikarte im Praxisverwaltungssystem zeigt, ob es sich um das gesuchte Dokument handelt. Sei es ein Röntgenbild, ein HKP oder die unterschriebene Einverständniserklärung zur geplanten Behandlung. Und alles, was die Praxis als Ausdruck verlässt, wird als Durchschlag gleich im Dokumentenarchiv abgelegt. Nichts bleibt liegen, alles wird nachvollziehbar, lückenlos und sicher abgelegt und steht an allen Praxisarbeitsplätzen zur Verfügung.
Wird doch mal etwas nicht auf Anhieb gefunden, unterstützt eine Volltextsuche, die das gesuchte Dokumente anhand eines Schlagwortes, eines Geldbetrags oder einer Lieferscheinnummer blitzschnell findet. Das Besondere daran: Es werden so auch Texte in Bildern per Volltexterkennung berücksichtigt. Das ist eine große Erleichterung für alle Beteiligten. So ausgestattet ist das die Suche nach der Nadel im Heuhaufen, also der Rechnung über 17,37 €, ein Klacks.
Die Einführung eines solchen Ablagesystems erfordert für das Praxisteam dabei keinen großen Aufwand. Die Bedienung ist sehr einfach, da sich viele Handgriffe direkt aus dem Praxisverwaltungssystem durchführen lassen. Ein weiter Plus: Vieles passiert einfach automatisch im Hintergrund; wie das automatische Archivieren aller gedruckten Belege. Bei der Auswahl des passenden Ablagesystems sollten Praxisinhaberinnen und Inhaber auf die ordnungsgemäße und nachvollziehbare Arbeitsweise achten. Idealerweise verfügt das System über ein Testat von dritter Stelle, die diese Eigenschaften bescheinigt. Nur dann ist eine hohe Beweiskraft der so abgelegten Dokumente gewährleistet. Denn nicht jede Lösung am Markt eignet sich für eine Dokumentation in der Praxis.
Mit dem Prädikat “revisionssicher nach GoBD” ausgezeichnet
CGM PRAXISARCHIV wird jährlich auditiert und erfüllt die aktuellen Prüfungskriterien für Dokumenten-Management-Lösungen laut An- forderungskatalog des TÜV Saarland. Hierbei werden die gesetzlichen Anforderungen an technische und organisatorische Verfahren zur Erfassung, elektronischen Aufbewahrung und Prüfbarkeit von Dokumenten hinsichtlich der ‘Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff’, kurz GoBD, dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) erfolgreich geprüft.
CGM PRAXISARCHIV ist besonders beim Praxisteam beliebt. Kurze Einarbeitungszeiten und viele automatische Prozesse wie dem automatischen Ablegen eines Steri-Berichtes oder die automatische Archivierung eines HKPs beim Ausdruck aus dem Praxisverwaltungssystem helfen dem gesamten Team stets den Überblick zu behalten. Das Anlegen von bestimmten Leistungszeilen in der Karteikarte des Patienten kann mithilfe der elektronischen Ablage auch fast ganz automatisch erfolgen. Werden bestimmte Dokumente eines bestimmten Zeitraums benötigt, unterstützen umfangreiche Suchfunktionen sowohl in Behandlungs- oder Abrechnungsfragen jederzeit durch blitzschnelle Suchergebnisse. Sei es die Recherche nach allen HKPs eines Quartals oder das Auffinden einer bestimmten eingescannten Rechnung anhand des Rechnungsbetrages. Besonders das schnelle Auffinden und Anzeigen benötigter Patientenunterlagen entlastet das Praxisteam und entzerrt die Vorgänge und minimiert Stress.
Das Ergebnis steht und fällt mit dem Einsatz geeigneter Datenquellen. So können zum Beispiel die qualitativen Unterschiede bei Dokumentenscannern in Geschwindigkeit und Handhabung sich entscheidend auf den Arbeitsablauf auswirken. Denn nichts wird nervender wahrgenommen, als beim Einscannen auf irgendwelche zweifelhaften Aufwärmphasen zu warten oder für die Rückseite eines Dokuments einen erneuten Scan starten zu müssen. Die modernen Profi-Scanner verschiedener Hersteller schaffen hier Abhilfe und die meist höheren Anschaffungspreise amortisieren sich sehr rasch. Das führt deutlich besseren Arbeitsergebnissen und wirkt sich letztendlich auf die Zufriedenheit des gesamten Praxisteams aus.
Bei der Fülle an Einsatzmöglichkeiten und der freigemachten Zeitreserven ist es somit in der Praxis meist nicht mehr die Frage nach dem ‘ob’, sondern ‘wann’ der Umstieg auf ein digitales Dokumentenmanagement erfolgt. Aber eines ist sicher: Je früher dieser Umstieg erfolgt, desto größer ist die Entlastung für das gesamte Praxisteam.