Kurz-Check: Ist eure Praxis ePA-ready?
Können wir erkennen, ob ein Patient eine ePA hat?
Ist unsere Technik bereit für den Zugriff auf die ePA?
Wissen wir, wann wir Daten einstellen müssen – und wann nicht?
Haben wir geklärt, wie wir Patienten informieren und Widersprüche dokumentieren?
Gibt es klare Abläufe im Team?
Wenn du eine oder mehrere dieser Fragen noch nicht mit Ja beantworten kannst: Kein Problem. Mit der folgenden Checkliste und den Alltagstipps seid ihr bald auf Kurs.
ePA-Start: 6 Dinge, die in der Praxis geregelt sein sollten
1. Technik prüfen
Ist das Kartenterminal aktuell? Funktioniert die Verbindung zur Telematikinfrastruktur? Zeigt das Praxisverwaltungssystem an, ob eine ePA vorliegt?
2. Zuständigkeiten klären
Wer ist für das Einstellen von Dokumenten zuständig? Wer dokumentiert, wenn ein Patient widerspricht?
3. Patienten informieren
Kurz, einfach und verständlich: „Wenn Sie möchten, können wir diesen Bericht in Ihre elektronische Akte einstellen.“ Das reicht. Ein Nein wird in der Akte notiert.
4. Dokumente erkennen, die in die ePA gehören
Dazu gehören zum Beispiel ein Befundbericht nach einer Extraktion oder ein Bonusheft-Eintrag – aber keine Füllungskontrolle oder papierbasierte Altbefunde.
5. Widerspruchsmanagement festlegen
Patient will keinen Eintrag? Eine Notiz in der Behandlungsdokumentation reicht aus. Ein Extraformular ist nicht nötig.
6. Archivierung beachten
Was einmal in die ePA geht, bleibt dort – aber die eigene Praxisdokumentation bleibt weiterhin Pflicht.
Alltagsszenarien – und wie du damit umgehst
„Ich möchte mein Bonusheft digital haben.“
→ Super! Wenn die Daten elektronisch vorliegen, kannst du sie direkt einstellen – nach kurzer Info und mit Zustimmung.
„Ich will nicht, dass das in meiner Akte landet.“
→ Kein Problem. Du informierst den Behandler, notierst den Widerspruch – und es wird nichts übertragen.
„Ich habe meine ePA dabei – schauen Sie ruhig rein!“
→ Das macht bei bestimmten Behandlungen Sinn. Wenn der Zahnarzt oder die Zahnärztin es für relevant hält, schaut er oder sie gezielt hinein – du brauchst nichts weiter zu tun.
„Was steht denn alles in der ePA drin?“
→ Nur das, was der Patient selbst eingestellt hat – oder was Praxen wie wir (nach Info und Zustimmung) übertragen haben. Eine komplette Akte ist es nicht.
So bleibst du gelassen im Praxisalltag
Die ePA ist kein zusätzlicher Zeitfresser, sondern Teil der modernen Patientenversorgung. Je besser euer Team eingespielt ist, desto entspannter läuft es im Alltag. Tipp: Hängt eine kurze Info für Patienten gut sichtbar auf – und klärt intern, wer bei Rückfragen einspringt.
Fazit:
Die ePA ist mehr als nur ein neues Tool. Sie ist der Beginn eines neuen Kapitels für ein modernes, digitales Gesundheitswesen. Sie macht vieles transparenter, vernetzter und einfacher – für Praxisteams ebenso wie für Patienten. Damit das gelingt, braucht es Menschen wie dich: ZFA, die mitdenken, mitgestalten und mit gutem Gefühl in die digitale Zukunft starten. Wenn ihr als Team gut zusammenarbeitet, wird die ePA nicht zur Herausforderung, sondern zur echten Chance.
Nützliche Links für die Praxis:
- www.kzbv.de/epa-fuer-alle: Kompakte Infos, Downloads, Onepager
- https://www.gematik.de/anwendungen/epa-fuer-alle/zahnarztpraxen: Kostenlose Infopakete für Praxen
- https://www.verbraucherzentrale.de/wissen/gesundheit-pflege/krankenversicherung/elektronische-patientenakte-epa-digitale-patientenakte-fuer-alle-kommt-57223: Informationen der Verbraucherzentrale
👉 Du hast Teil 1 verpasst? In „ePA für alle – Teil 1“ erfährst du, was die elektronische Patientenakte ist, was sich ab Oktober 2025 ändert und worauf du als ZFA achten solltest.
👉 In Teil 2 zeigen wir dir, wie du als ZFA die ePA souverän im Alltag umsetzt – mit konkreten Formulierungen und Handlungssicherheit.