Was kommt in die ePA – und was nicht?
Zunächst eine gute Nachricht: Die ePA erfordert keinen kompletten Umbau Ihrer Praxisabläufe. Aktuell müssen Zahnarztpraxen vor allem Befundberichte in die ePA einstellen – also Berichte, die ohnehin für Kolleginnen und Kollegen erstellt werden. Solche Fälle sind in der Zahnarztpraxis eher die Ausnahme. Daten aus Routinebehandlungen (etwa Füllung, Kontrolle) werden nicht automatisch in die ePA übernommen. Auch Daten, die nur in Papierform vorliegen, müssen nicht nachträglich digitalisiert werden.
Dokumente hochladen: Wer darf was?
Zahnärztinnen und Zahnärzte können bestimmte Aufgaben an das Praxispersonal delegieren. Das heißt: ZFA dürfen die ePA im Auftrag befüllen, z. B. einen elektronischen Befundbericht hochladen, eine Patienteninformation zum Heil- und Kostenplan einstellen oder einen Bonusheft-Eintrag digital übermitteln. Wichtig: Es dürfen nur elektronisch vorliegende Daten übernommen werden – es müssen keine zusätzlichen Dokumente erstellt werden.
So reagieren Sie auf Fragen von Patientinnen und Patienten
Viele Patienten haben noch Fragen zur ePA – oder sind verunsichert. Hier hilft es, selbst den Überblick zu behalten. Ein paar hilfreiche Antworten auf typische Fragen:
„Woher wissen Sie, ob ich eine ePA habe?“
– Das zeigt automatisch das Praxisverwaltungssystem an.
„Müssen Sie meine ganze ePA durchsehen?“
– Nein. Nur wenn bestimmte Informationen für die Behandlung wichtig sein könnten, schaut der Zahnarzt oder die Zahnärztin gezielt hinein.
„Wird alles, was Sie über mich wissen, jetzt an die Kasse weitergegeben?“
– Nein. Krankenkassen haben keinen Zugriff auf medizinische Inhalte in der ePA. Nur auf Wunsch des Patienten oder der Patientin dürfen sie Dokumente hochladen, aber nicht einsehen.
„Ich will nicht, dass etwas in meiner ePA landet. Geht das?“
– Ja. Patienten können der Übertragung einzelner Dokumente widersprechen. Dies wird in der Behandlungsdokumentation vermerkt.
„Kann ich selbst bestimmen, was in meiner ePA steht?“
– Ja. Patienten können Inhalte freigeben, einschränken oder löschen – jederzeit per App.
Aufklären, aber pragmatisch
Die grundsätzliche Aufklärung zur ePA übernehmen die Krankenkassen. Die Zahnarztpraxis informiert nur dann, wenn konkrete Daten aus der laufenden Behandlung in die ePA eingestellt werden sollen. Das kann formlos erfolgen, zum Beispiel im Gespräch, per Aushang oder mit einem Formular.
Tipp: Vermeide Fachchinesisch. Ein einfacher Satz wie „Dieser Bericht wird, wenn Sie einverstanden sind, auch in Ihre elektronische Akte eingestellt“ reicht meist schon aus. Lehnt die Person ab, wird das notiert – und fertig.
Keine Angst vor der Technik
Die ePA ist neu, aber kein Hexenwerk. Du musst weder medizinische Daten bewerten noch komplette Patientenakten durchsuchen. Deine Aufgabe ist es, im Team Abläufe zu klären, mit Patienten verständlich zu kommunizieren – und routiniert mit dem neuen digitalen Werkzeug umzugehen.
Wer sich noch unsicher fühlt, dem hilft ein kurzer Blick in die entsprechenden Unterlagen der KZBV. Dort finden Zahnärztinnen und Zahnärzte sowie Praxisteams praxisnahe Antworten, die speziell für sie aufbereitet sind.
Fazit:
Die ePA für alle kommt – und ZFA sind dabei ein Teil des Ganzen. Mit einem Verständnis dafür, was zu tun ist (und was nicht), und einer sicheren Kommunikation mit Patienten machen sie den Unterschied. Bleibt gelassen, bleibt dran – und macht die ePA zu einem Teil des Praxisalltags.
👉 Du hast Teil 1 verpasst? In „ePA für alle – Teil 1“ erfährst du, was die elektronische Patientenakte ist, was sich ab Oktober 2025 ändert und worauf du als ZFA achten solltest.