Alltag vor der Digitalisierung: Viel Papier, wenig Luft
Evgenija, du arbeitest in der Praxis Zahnärzte in der Waldsiedlung in Leverkusen. Wie sah dein Alltag früher aus – vor der Digitalisierung der Abläufe?
Evgenija Serbinin: Kurz gesagt: mehr analog. Ich hatte viele Aufgaben, viel Papier – und wenig Luft dazwischen. Vor allem das Management der Heil- und Kostenpläne (HKP) war aufwendig: Ausdrucke vorbereiten, Unterlagen zusammenstellen, alles per Post oder persönlich übergeben. Dann hieß es warten, erinnern, nachfassen. Es kam nicht selten vor, dass sich ein Patient nicht mehr zum HKP zurückgemeldet hat. Das manuelle Nachfassen hat uns viel Zeit gekostet.
Digitalisierung mit Vorbehalten – und positiver Überraschung
Was war der Auslöser für die Umstellung auf digitale Prozesse?
Evgenija Serbinin: Wir wollten es effizienter machen – für uns, aber auch für die PatientInnen. Gerade bei wiederkehrenden Abläufen wie dem HKP war klar: Da geht mehr. Und zwar einfacher. Ich gebe zu, ich war zunächst skeptisch. Digitalisierung klingt schnell nach „viel Technik“ und „noch mehr Arbeit zum Start“. Aber heute kann ich sagen: Ich hätte nie gedacht, dass es so gut laufen würde.
So funktioniert die digitale HKP-Verwaltung
Wie genau sieht die digitale Lösung bei euch jetzt aus?
Evgenija Serbinin: Wir organisieren unsere Kommunikation rund um die Pläne vollständig digital. Die PatientInnen bekommen ihre Unterlagen sicher online, können sie auf dem Handy oder Computer einsehen – und direkt unterschreiben. Ich sehe in Echtzeit, was bearbeitet wurde, ob die Unterschrift da ist und wann der nächste Schritt gemacht werden kann. Das alles ohne Papier, ohne Drucker, ohne Hinterhertelefonieren.
Digitale Kommunikation überzeugt auch die PatientInnen
Und wie reagieren die PatientInnen darauf?
Evgenija Serbinin: Die meisten finden’s richtig gut. Viele sind froh, dass sie nichts mehr vorbeibringen müssen und sagen oft: „Endlich mal was, das unkompliziert geht.“ Klar, am Anfang gab’s hier und da eine Rückfrage – aber die meisten haben’s direkt verstanden und direkt genutzt.
Weniger Kleinkram, mehr Übersicht und Zeit für Wichtiges
Und was hat sich für dich persönlich verändert?
Evgenija Serbinin: Ich habe deutlich weniger Kleinkram – gerade diese typischen kleinen Dinge, die sich sonst summieren. Ich telefoniere nicht mehr ständig hinterher, sondern komme spürbar schneller voran. Klar, ganz ohne Nacharbeit geht’s nie, aber mein Tag ist deutlich besser planbar. Ich habe wieder mehr Zeit für das, was wirklich wichtig ist: Beratung, Planung, Organisation. Und ich sehe sofort, wo welcher HKP gerade steht. Das gibt mir ein gutes Gefühl.
Positive Auswirkungen auf das ganze Team – und auf die Abrechnung
Gibt es auch Effekte, die über deinen eigenen Schreibtisch hinausgehen?
Evgenija Serbinin: Absolut. Die Stimmung im Team ist entspannter, weil Abläufe klarer geworden sind. Es gibt weniger Rückfragen untereinander, weniger „Kannst du mal schauen, ob …“-Zettel am Monitor. Und meine Chefs? Die freuen sich natürlich, wenn HKPs schneller zurückkommen. Denn das heißt: Behandlungen können früher geplant werden, und wir können mehr HKPs umsetzen und abrechnen.
Klare Empfehlung: Klein anfangen, große Wirkung erzielen
Was würdest du anderen Praxismitarbeitenden sagen, die noch zögern?
Evgenija Serbinin: Ich verstehe Skepsis. Aber ich kann nur sagen: Es lohnt sich. Es geht nicht darum, alles umzuwälzen. Sondern darum, gezielt Dinge einfacher zu machen. Gerade bei Aufgaben, die sich ständig wiederholen. Am Ende denkt man sich wirklich: Wie haben wir das eigentlich früher gemacht?
Tipp:
Für die digitale Verwaltung der Heil- und Kostenpläne (HKPs) und eine effiziente, sichere Patientenkommunikation setzt Evgenija auf die Zahnarztsoftware Roger. Die Lösung ermöglicht es, HKPs digital zu versenden, Unterschriften online einzuholen und den Bearbeitungsstand in Echtzeit nachzuverfolgen – ganz ohne Papier, Druckaufwand oder manuelles Nachfassen. Ein praktisches Beispiel dafür, wie moderne Software spürbare Entlastung in den Praxisalltag bringen kann.