E-Rechnung ist mehr als ein PDF
Was im Praxisalltag bisher als Rechnung per E-Mail kam, war oft ein einfaches PDF-Dokument. Künftig muss eine E-Rechnung jedoch eine strukturierte Datei im XML-Format sein. Diese kann automatisch von Buchhaltungs- oder Abrechnungssoftware gelesen und verarbeitet werden. Das spart langfristig Aufwand, stellt aber neue Anforderungen an den Empfang und die Archivierung.
Typische Formate sind:
- XRechnung
- ZUGFeRD (ab Version 2.0.1)
- Peppol-BIS Billing
- Factur-X (in Frankreich, technisch identisch mit ZUGFeRD)
Tipp: Manche E-Rechnungen enthalten zusätzlich ein lesbares PDF, was eine schnelle Sichtkontrolle hilfreich ist. Entscheidend bleibt aber die maschinenlesbare Struktur.
Empfangspflicht gilt – auch ohne eigene E-Rechnungen
- E-Rechnungen gelten ab 1. Januar 2025 als zugestellt, sobald sie empfangen wurden – z. B. per E-Mail oder über ein Portal.
- Ein Anspruch auf Papierrechnungen besteht nicht mehr.
- Auch wenn die Praxis noch keine E-Rechnungen verarbeiten kann, gilt die Zustellung als erfolgt. Es drohen jedoch Verzögerungen oder Rückfragen bei der Buchhaltung.
Selbst E-Rechnungen schreiben? Meist nicht nötig
Die meisten zahnärztlichen Leistungen sind umsatzsteuerbefreit. Daher sind Zahnarztpraxen nur selten verpflichtet, selbst E-Rechnungen zu erstellen – etwa bei umsatzsteuerpflichtigen Leistungen an Unternehmen (z. B. für Gutachten oder Produktverkäufe). Für diese Fälle gelten Übergangsfristen bis 2027 – insbesondere bei einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro.
Was in der Praxis zu beachten ist
Auch wenn die technische Umsetzung oft von der IT oder externen Dienstleistern begleitet wird – in der Praxis sind es häufig ZFA, die E-Rechnungen zuerst sehen, prüfen und weiterverarbeiten. Folgende Punkte sind wichtig:
- Technische Voraussetzungen prüfen
Die Praxissoftware oder Buchhaltungslösung muss strukturierte E-Rechnungen im XML-Format empfangen, lesen und archivieren können. IT-Dienstleister oder Softwareanbieter helfen bei der Prüfung. - E-Mail-Adresse für E-Rechnungen einrichten
Eine zentrale Adresse für elektronische Rechnungen schafft Übersicht und erleichtert die Verarbeitung. Lieferanten und Dienstleister sollten rechtzeitig informiert werden. - Verantwortlichkeiten im Team definieren
Wer kontrolliert den Rechnungseingang? Wer übernimmt die Buchung, wer die Archivierung? Klare Abläufe vermeiden Missverständnisse und sparen Zeit. - Rechtssichere Archivierung sicherstellen
E-Rechnungen müssen zehn Jahre digital aufbewahrt werden. Ausdrucke auf Papier sind nicht ausreichend. Die Archivierung muss revisionssicher erfolgen – also unveränderbar und nachvollziehbar.
Fazit: Wer vorbereitet ist, hat später weniger Stress
Die E-Rechnung bringt neue Abläufe in die Praxisorganisation – aber auch Chancen für mehr Effizienz. Für ZFA bedeutet das: ein neues Aufgabenfeld mit klarem Regelwerk – aber auch die Chance, Abläufe effizienter zu gestalten. Technisch gerüstet zu sein, klare Zuständigkeiten zu haben und strukturierte Abläufe im Team zu leben, spart langfristig viel Aufwand. Und wer weiß – vielleicht macht das digitale Arbeiten mit E-Rechnungen am Ende sogar mehr Spaß als das Jonglieren mit Papierbergen.
Quelle:
- Dental & Wirtschaft, E-Rechnung in der Zahnarztpraxis: PDF bald ungültig unterhttps://www.dental-wirtschaft.de/abrechnung/e-rechnung-pdf-bald-ungueltig
- VirchowBund, Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 – Das gilt für die Arztpraxis unter https://www.virchowbund.de/praxisaerzte-blog/pflicht-zur-e-rechnung-ab-2025-das-gilt-fuer-die-arztpraxis